Le volume se découvre tard
Un contrat de vingt jours se consomme intervention après intervention. Sans décompte tenu au fil de l'eau, on apprend qu'il est épuisé le jour où l'on planifie la suivante, ou celui où la facture surprend le client.
Solutions Gestion des contrats de maintenance
La gestion des contrats de maintenance se fait souvent en deux endroits qui ne se parlent pas : le contrat dort dans un dossier, et les interventions vivent dans un planning. Entre les deux, le volume consommé se reconstitue à la main, le jour où le client le demande. Dans pylotik, le contrat de maintenance est un objet piloté : sa période, son volume, son catalogue, son comité et ses indicateurs, lus par vous et par votre client sur la même donnée.
Le constat
Un contrat signé, puis rangé.
Un contrat de maintenance engage sur la durée. C'est précisément ce qui le fait oublier entre deux échéances.
Le comité n'a pas de matière
Le comité de maintenance se prépare avec des extractions recopiées dans une présentation. Ce qui a été fait, ce qui reste, ce qui a dérapé : chacun arrive avec ses chiffres, et la réunion sert à les réconcilier.
Personne ne sait qui décide
Qui valide une intervention chez le client, qui arbitre un dépassement, qui siège au comité ? Écrit dans le contrat, rarement dans l'outil où le travail se fait.
Le fonctionnement
Ce que porte un contrat de maintenance dans pylotik.
Le contrat est rattaché à son client, qui peut être une organisation externe ou une équipe interne. Il passe de brouillon à actif, puis à clos.
Période et bon de commande
Une date de début et de fin, une référence, une description et un bon de commande. Le contrat sait de quoi il est fait avant la première intervention.
Des jours, à la demi-journée près
Un volume d'intervention en jours, décompté à chaque intervention validée. Une planification qui dépasserait le volume restant est refusée et l'écart est dit, plutôt que constaté après coup. Un volume laissé vide signifie un contrat sans plafond.
Au forfait ou au temps passé
Au forfait, le contrat a son propre échéancier. Au temps passé, chaque intervention validée est valorisée au taux de son type. C'est un mode de facturation, choisi contrat par contrat, pas un mode de pilotage.
Ce qui peut être fait, et par qui
Le contrat autorise une liste de types d'intervention, chacun avec sa durée par défaut et son taux. Ce qui n'est pas au catalogue ne se planifie pas sur ce contrat.
Des deux côtés du contrat
Un directeur et un responsable côté fournisseur, leurs homologues côté client. Chacun sait ce qui lui revient, et c'est l'outil qui le rappelle, pas la mémoire de celui qui a signé.
Un comité de maintenance outillé
Le contrat a ses comités, qui se tiennent sur les écrans de pylotik. Les indicateurs du contrat y sont figés à chaque séance, et le compte rendu part en validation chez le client.
Le pilotage des contrats de maintenance fait partie du socle, sur tous les paliers, comme le contrat de chaque projet, où se choisit le forfait ou le temps passé. La planification des interventions et leur réception signée par le client forment le module Interventions, à partir du palier Business : voir la page tarifs.
Le rôle du client
Le client voit les mêmes indicateurs, et valide.
Votre client retrouve ses contrats dans son espace : le volume consommé, engagé et restant, les interventions par état, les délais. Ce sont les indicateurs figés au dernier comité, les mêmes que les vôtres. Il valide ou refuse, motif à l'appui, les interventions qui le concernent, et il valide ou refuse le compte rendu du comité de maintenance. Son accès est gratuit.
Ce que vous gardez pour vous ne change pas : la charge de vos équipes, vos coûts, vos marges et votre reporting interne restent invisibles de son côté. Une vérité partagée sur le contrat, une responsabilité qui reste entière chez le fournisseur : c'est ce que nous appelons le pilotage des engagements.
Les limites
Ce que pylotik ne fait pas sur un contrat de maintenance.
Le périmètre est volontairement net, pour que la démonstration ne réserve pas de surprise.
Ce que le contrat ne gère pas
Pas de gestion de niveaux de service (SLA) ni de pénalités calculées. Pas de reconduction automatique du contrat, ni d'alerte d'échéance : la fin de période se lit sur le contrat, elle ne se rappelle pas d'elle-même. Pas de gestion de parc ni d'équipements. Pas de ticket d'incident : le traitement au fil de l'eau d'une file de demandes relève d'un outil de support ou d'ITSM, avec lequel pylotik vit à côté, sans échanger de données. Et pas de facture émise : l'échéancier du contrat dit ce qui est à facturer, votre outil de facturation la produit.
Ce que le contrat de maintenance apporte, en revanche, c'est ce qui manque le plus souvent : un volume tenu à jour, des interventions planifiées sur la charge réelle, un comité qui a sa matière, et un client qui lit la même chose que vous. Les mécaniques de dérive y sont les mêmes que sur un projet : un contrat de maintenance est un engagement daté, que la page des niveaux d'engagement place au cœur de cible.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande sur les contrats de maintenance.
Peut-on gérer un contrat de maintenance au temps passé ?
Oui. Le mode de facturation se choisit contrat par contrat : au forfait, avec un échéancier propre ; au temps passé, en valorisant chaque intervention validée au taux de son type. Le pilotage, lui, ne change pas.
Que se passe-t-il quand le volume du contrat est épuisé ?
Une intervention qui dépasserait le volume restant ne peut pas être planifiée sur ce contrat, et l'écart en jours est affiché. Le dépassement se discute avant l'intervention, pas sur la facture.
Le contrat se reconduit-il automatiquement ?
Non. La période est portée par le contrat et se lit à tout moment, mais aucune reconduction ni alerte d'échéance n'est automatisée aujourd'hui.
Le client voit-il le contrat ?
Il voit ses contrats et leurs indicateurs, figés au dernier comité : volume consommé, engagé et restant, interventions, délais. Il ne voit ni vos coûts, ni vos marges, ni la charge de vos équipes.
Un contrat peut-il concerner une équipe interne ?
Oui. Le client d'un contrat peut être une équipe de votre organisation : une direction des systèmes d'information qui maintient les outils de ses métiers tient les mêmes engagements, sans contrat commercial.
La suite
Pour aller plus loin.
- La gestion des interventions : du catalogue à la validation par le client.
- Le suivi des engagements contractuels : jalons, livrables, avenants et retard du client.
- Le suivi financier : au forfait ou au temps passé, le commandé face au consommé.
- Le tour du produit : projets, contrats, équipes et finances dans le même outil.