Logiciel de comité de pilotage
Chercher un logiciel de comité de pilotage, c'est en général chercher à ne plus passer la veille à refaire des chiffres. Le vrai coût du COPIL n'est pourtant pas sa préparation : c'est qu'il arbitre sur un support fabriqué pour lui, et non sur la réalité du projet. Voici ce que change un comité qui se tient sur l'écran de travail.
Ce qu'est un comité de pilotage, et ce qu'il tranche.
Le COPIL est l'instance de décision d'un projet. Il ne fait pas avancer le travail : il arbitre ce que le travail ne peut pas trancher seul.
Ce qu'il tranche
Les arbitrages de périmètre, de délai et de budget, les risques qui montent, et ce qui engage l'une ou l'autre partie.
Ce qu'il ne fait pas
Il ne suit pas l'avancement au quotidien : c'est le rôle du comité opérationnel, plus fréquent et plus court.
Ce qu'il produit
Un ordre du jour diffusé avant, un compte rendu après, un relevé de décisions et d'actions avec un porteur et une échéance.
La veille du comité, tous les mois, sur tous les projets.
On rassemble l'avancement dans un outil, le consommé dans un autre, le budget dans un tableur, les risques dans une tête. On retraite, on met en forme, on arrondit. Ce travail ne produit rien pour le projet : il produit un document.
Et il se paie deux fois. Une fois en temps de préparation, sur chaque projet et chaque mois. Une seconde fois en qualité de décision, parce que le comité arbitre sur une photographie déjà datée, retouchée par celui qui l'a préparée.
C'est la fuite que la valeur perdue appelle le comité-théâtre : une slide préparée en deux jours, un comité d'une heure, un compte rendu jamais validé formellement.
Un support fabriqué pour le comité n'est pas le projet.
Entre la donnée du terrain et la slide projetée, il y a une chaîne de recopies, et chaque maillon est une occasion de perdre l'écart qui comptait.
La donnée vieillit
Préparée le jeudi pour le mardi, elle a déjà quatre jours quand elle est projetée, et le projet, lui, a continué.
La donnée se lisse
Personne ne ment. Mais on arrondit, on regroupe, on retire ce qui n'est pas encore tranché. L'aspérité qui aurait alerté disparaît.
Le client découvre en séance
Il lit pour la première fois ce que vous savez depuis trois semaines. Un COPIL réussi est pourtant un COPIL où rien ne se découvre.
Le compte rendu part sans retour
Envoyé par courriel, non répondu, il vaut ce que vaut un silence : rien d'opposable, six mois plus tard, quand la facture est contestée.
Le comité se tient sur l'écran de travail.
La gouvernance de projet décrit les instances : qui décide, à quel rythme, sur quel ordre du jour. Le pilotage des engagements décrit ce que ces instances tiennent : ce qui a été promis, par qui, à quelle date, et sur quelle preuve datée. L'une est le cadre. L'autre est la matière.
Outiller un comité, ce n'est donc pas fabriquer un meilleur support. C'est faire en sorte que le support n'ait plus à être fabriqué, parce que l'écran sur lequel le projet se suit toute l'année est aussi celui sur lequel il s'arbitre une fois par mois. C'est ce que nous appelons le pilotage des engagements.
Dans pylotik.
Le comité a un cycle de vie, et chaque étape laisse une trace datée.
Un support agrégé, pas fabriqué
L'avancement, le financier, les risques et les actions du moment composent la séance. Il n'y a rien à retraiter, donc rien à retoucher.
Un cycle de vie explicite
Brouillon, planifiée, en cours, soumise en revue au client, puis validée ou rejetée avec motif. À chaque étape, on sait où en est la séance.
Un compte rendu qui se fige
Une fois soumis, il n'est plus réinscriptible. Une correction passe par un nouveau cycle, jamais par une réécriture silencieuse.
Un état du projet historisé
Le financier et l'opérationnel sont figés à la date du comité. D'une séance à l'autre, l'écart se lit au lieu de se discuter.
La suite du cycle est traitée sur le compte rendu de comité de pilotage. Le tour complet du produit est sur la page produit, et le cadre contractuel sur les niveaux d'engagement.
Ce qu'on nous demande sur le COPIL.
Comment préparer un comité de pilotage sans y passer une journée ?
En cessant de préparer un document. Si l'avancement, le consommé, les risques et les actions vivent au même endroit et sont tenus au fil de l'eau, la séance se compose depuis cette donnée. Ce qui disparaît, ce n'est pas la préparation du fond : c'est la mise en forme et la recopie.
Qui valide le compte rendu du comité de pilotage ?
Le client, explicitement. C'est la question que personne ne pose et elle décide de tout : un compte rendu envoyé par courriel et non répondu est une preuve à sens unique. Soumis à validation, il devient une trace opposable des deux côtés.
Peut-on modifier un compte rendu après validation ?
Non, et c'est le point. Une fois validé, il est immuable. Une correction se fait par un nouveau cycle, daté, qui laisse voir qu'il y a eu correction. Un historique qui se réécrit ne prouve rien.
Quelle différence entre COPIL et COPROJ ?
Le comité de pilotage arbitre : périmètre, délai, budget, risques. Le comité projet, ou COPROJ, est l'instance opérationnelle, plus fréquente, qui suit l'avancement et prépare ce que le COPIL aura à trancher. Confondre les deux produit un COPIL qui passe son heure à faire du suivi.
Le client doit-il payer pour valider un compte rendu ?
Non. L'accès client est gratuit sur tous les paliers. Le facturer reviendrait à empêcher ce que le produit promet : que les deux parties lisent et tiennent la même chose. Voir les tarifs.
Et si le client ne se connecte jamais ?
Le compte rendu lui est tout de même soumis, à une date. L'absence de réponse reste une absence de réponse, mais elle est datée et tracée, ce qu'un courriel dans une boîte ne permet pas d'établir.
Pour aller plus loin.
- Le compte rendu de comité de pilotage : la structure qui tient, et qui le valide.
- Le pilotage des engagements : la définition de la catégorie.
- Le tour du produit : projet, planning, financier, risques, comités, accès client.