Des dates dues, jamais posées
Une date évoquée en réunion devient, pour le métier, une date promise. Personne ne l'a écrite, personne ne l'a arbitrée, et le retard se découvre le jour où elle est passée.
Solutions Gestion de projet interne : quand une équipe livre pour une autre
La gestion de projet interne a une particularité que l'on oublie souvent : il y a bien un client et un fournisseur, mais ils travaillent dans la même entreprise. Une DSI livre aux directions métier, un bureau d'études intégré à la production, un service technique aux sites. Pas de contrat, pas de pénalité, et pourtant des dates que l'équipe cliente considère comme dues. pylotik pilote ces projets comme ceux d'un client externe, avec les mêmes jalons, les mêmes comités et la même trace.
Le constat
Sans contrat, l'engagement ne disparaît pas. Il devient flou.
Entre deux équipes d'une même entreprise, rien n'oblige à écrire ce qui a été promis. C'est précisément ce qui rend la promesse fragile.
Une équipe pour plusieurs clients
La même équipe sert plusieurs directions, qui ignorent ce que les autres lui demandent. Les priorités se disputent dans les couloirs, et la charge réelle reste invisible pour ceux qui commandent.
Un reporting refait pour chaque direction
Chaque direction veut son point d'avancement, dans son format. L'équipe fournisseuse passe ses vendredis à recopier les mêmes informations dans des présentations différentes.
Qui est concerné
Des fournisseurs internes, des clients internes.
Dès qu'une équipe a pour métier de livrer pour les autres, la relation a la forme d'une relation client et fournisseur.
Les équipes qui livrent
- DSI et directions numériques Projets applicatifs, infrastructures, déploiements pour les métiers.
- Bureaux d'études intégrés Études et plans pour la production, les travaux ou les filiales.
- Services techniques et maintenance Travaux neufs, aménagements, maintenance des sites et des équipements.
- Centres de services partagés et équipes produit Une équipe commune qui livre à plusieurs entités du groupe.
Les équipes qui commandent
- Directions métier Elles expriment le besoin, attendent une date et jugent le résultat.
- Filiales et sites Elles reçoivent un déploiement, une étude, un chantier.
- Direction générale Elle arbitre entre les demandes et veut une vue d'ensemble fiable.
- Une autre équipe projet Elle dépend d'un livrable pour avancer sur le sien.
Le fonctionnement
Un projet interne dans pylotik.
Le projet relie deux équipes de votre organisation : celle qui commande et celle qui réalise. Le reste fonctionne comme avec un client externe.
Deux équipes, des responsables nommés
Chaque côté désigne ses responsables parmi les comptes de l'entreprise : un sponsor, un directeur de projet, un chef de projet. Chacun sait qui décide pour le métier et qui répond pour l'équipe qui livre.
Des jalons et des comités
Les jalons sont posés et datés, les comités se tiennent à leur rythme. Le compte rendu est soumis à l'équipe cliente, qui le valide, le refuse en donnant son motif ou demande une correction. La date promise devient une date écrite.
Des jours, pas de facture
Un projet interne n'est facturé à personne. Il se pilote sur son budget en jours, avec ses réserves pour aléas, et il se clôt quand ses jalons sont atteints.
Un plan de charge commun
Les projets internes et les projets pour des clients externes occupent les mêmes personnes. Ils figurent sur le même plan de charge, ce qui rend visibles les conflits de priorité avant qu'ils ne coûtent une date.
Des contrats pour une équipe interne
Un contrat de maintenance peut avoir pour client une équipe interne, avec son volume, son catalogue et son comité. Avec le module Interventions, la réception d'une intervention est signée par un compte de l'équipe cliente.
Le portefeuille, sans recopie
Les projets internes se lisent dans le portefeuille avec leurs jalons et leur état. Le point d'avancement de chaque direction sort de la même donnée, au lieu d'une présentation de plus.
Un client interne est un client
Les mêmes mécaniques de dérive, sans contrat pour les rattraper.
Dérive de périmètre, dates glissantes, équipe surchargée : un projet interne dérive comme un projet vendu. La différence est qu'aucun contrat ne vient fixer ce qui était dû. Seul un engagement rendu explicite, daté et validé par les deux équipes protège la relation. C'est ce que nous appelons le pilotage des engagements, et il vaut à l'intérieur d'une entreprise comme entre deux entreprises.
Les limites
Ce que pylotik ne fait pas en interne.
- Pas de refacturation interne Un projet interne n'a ni échéancier de facturation ni facture. La refacturation entre entités reste dans vos outils de gestion.
- Pas de ticketing Les demandes et les incidents traités au fil de l'eau relèvent d'un outil de ticketing. pylotik pilote ce qui a une trajectoire : des jalons, des comités, une date.
- Pas d'accès gratuit pour l'équipe cliente Les personnes du métier sont des comptes de votre organisation. Chacune occupe le siège de son rôle, comme expliqué sur la page tarifs. L'accès client gratuit concerne les organisations clientes externes.
- Des connecteurs à la demande Aucune synchronisation n'est livrée par défaut avec votre ERP, votre SIRH ou votre ticketing : les connecteurs sont optionnels et se réalisent selon vos besoins (voir la feuille de route).
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande sur les projets internes.
Est-ce réservé aux DSI ?
Non. Toute équipe qui livre des projets datés pour d'autres équipes est concernée : bureau d'études, service technique, équipe produit, centre de services partagé. La DSI en est l'exemple le plus courant, détaillé sur la page consacrée aux DSI.
Comment sont comptées les personnes du métier ?
Ce sont des comptes de votre organisation : chacune occupe le siège qui correspond à son rôle, Pilote ou Contributeur. L'accès client gratuit, lui, est réservé aux organisations clientes externes.
Peut-on mêler projets internes et projets pour des clients externes ?
Oui. Une même équipe peut livrer des projets internes et des projets vendus : ils partagent le plan de charge et le portefeuille, chacun avec son client.
Faut-il formaliser un contrat entre les équipes ?
Non. Un projet interne n'est facturé à personne : des jalons, un budget en jours, des responsables nommés et des comités suffisent pour que l'engagement soit écrit et suivi.
Un service interne peut-il suivre des contrats de maintenance ?
Oui. Le contrat de maintenance peut avoir une équipe interne pour client, avec son volume, son catalogue et son comité. La planification et la réception signée des interventions relèvent du module Interventions.
La suite
Pour aller plus loin.
- La gestion de projet en DSI : rendre compte aux métiers de ce qui a été promis.
- Clients et fournisseurs internes : où le pilotage des engagements est pertinent, mode par mode.
- Le portail client : ce que voit et valide une organisation cliente externe.
- Le tour du produit et les tarifs.