Un projet relie toujours deux organisations : celle qui réalise et celle qui commande. Les deux travaillent sur les mêmes données, chacune avec ses droits. Le fournisseur pilote les contrats, la production, le planning, la maintenance, le financier et son organisation interne ; le client suit l'avancement et valide ce qui lui est soumis : comptes rendus, avenants, interventions.
Les projets, les lots et tâches avec leurs jalons datés, les risques rendus visibles au client, la météo mensuelle, les commandes et éléments financiers, les réunions et comités, les actions.
Les données internes du fournisseur : RH, management d'équipe, charge et production, marges, jalons privés, reporting interne. Elles restent invisibles du client.
Qui voit quoi ne se règle pas dans une matrice à maintenir à la main. Les droits se déduisent de deux appartenances : le rôle tenu dans l'organisation, et la position occupée dans la gouvernance du projet.
Des rôles composables, cumulables entre eux : collaborateur, manager d'équipe, RH, commercial, chef de projet, administrateur. Ils portent les permissions générales, l'accès aux modules, l'administration, et l'accès aux données RH sensibles.
Cinq positions, côté fournisseur comme côté client : Sponsor, Commerce, Directeur projet, Chef de projet, Responsable suivi. Occuper une position donne automatiquement les droits associés : piloter le suivi, écrire le financier, valider en comité.
Un projet relie un fournisseur et un client, et se découpe en lots, tâches, phases et jalons, avec un lancement et une clôture. Des modèles de jalons par type de projet et des modèles de planning réutilisables évitent de repartir de zéro.
Suivi, Gantt, jalons contractuels et dépendances entre les tâches d'un même projet, surveillées dans le Planning.
Un projet découpé en plusieurs lots ; des projets liés, menés pour des clients différents ou par vos propres fournisseurs ; des dépendances d'un projet à l'autre. Aucun client ne voit la liaison.
« Démarre après », « atteint seulement après » : une dépendance signale un conflit, elle ne déplace aucune date sans décision.
Chaque projet a son contrat, où se choisit le mode de facturation, et les contrats de maintenance font partie du socle. En complément, un module Interventions léger, à partir du palier Business, planifie les interventions et en fait réceptionner la fin par la signature du client.
Au forfait, un échéancier adossé aux jalons ; au temps passé, un échéancier mensuel calculé sur les jours produits et le taux de chaque profil. Commandé, facturé, payé, reste dû et marge à terme. Le suivi financier.
Période, bon de commande, volume en jours, catalogue d'interventions autorisées, rôles des deux côtés, comité de maintenance, et des indicateurs figés à chaque comité, lus par le client. Les contrats de maintenance.
Un module léger : l'intervention se planifie à la demi-journée sur la charge réelle, puis le client en signe la réception, sur le téléphone de l'intervenant, depuis son accès client ou sur papier, ou la refuse avec un motif. Ce n'est pas une signature électronique avancée ni qualifiée. La gestion des interventions.
Les réunions et les interventions vivent dans les calendriers de ceux qu'elles concernent, avec leur lieu : chez le client, dans vos locaux ou à distance.
Les réunions où l'on est invité et ses propres interventions, à la semaine heure par heure, au mois, au trimestre ou en agenda, filtrables par lieu.
Les réunions du projet et, côté fournisseur, les interventions de son contrat.
Les réunions d'un tiers et de ses projets, lisibles par le client comme par le fournisseur ; les interventions, côté fournisseur.
Chaque organisation dispose de son espace, et la barre latérale ne présente que les modules ouverts par ses deux axes de droits. Six modules de base, une seule donnée, et les modules Interventions et Projet étendu à partir du palier Business ; le tour ci-dessous est celui d'un utilisateur qui les aurait tous.
Plan de charge, saisie des temps, reporting hebdomadaire, actions à traiter, todo et demandes de congés. C'est la surface d'un collaborateur, et le point de départ de chaque journée d'un pilote.
« Mes clients » et « Mes fournisseurs ». La fiche d'un tiers est le miroir de la fiche projet au niveau de la relation : avancement des projets en production et en facturation, état des lieux financier, chiffre d'affaires par année, place dans le portefeuille, contacts, calendrier, réunions, actions et décisions.
Vue d'ensemble des budgets consommés, retards et charge ; reporting financier consolidé multi-projets. Chaque projet ouvre son espace, où se déroulent la plupart des fonctionnalités décrites plus bas.
Suivi des actions et de la charge, plan de charge prévisionnel semaines × ressources, production réalisée, revue hebdomadaire des rapports d'équipe, revue mensuelle des temps, gestion des congés.
Référentiel collaborateurs et équipes, suivi transverse croisant la situation de la semaine et les rapports hebdomadaires, journal RH historisé. Les données sensibles, salaires, coordonnées bancaires, sont protégées par des permissions dédiées et leurs accès sont audités.
Commandes, avenants et factures avec leurs états. Quatre indicateurs (commandé, produit, facturé, payé) et l'écart consommé / vendu, calculé dès la saisie des temps. L'historique mensuel est figé à chaque comité de pilotage validé.
Les modules sont les espaces ; les fonctionnalités sont ce qu'on y fait. Elles se retrouvent, combinées, d'un module à l'autre. En voici les principales.
Une grille hiérarchique, lots puis tâches, dont les colonnes de jalons sont configurables par type de projet. À chaque comité, l'état du suivi est historisé avec le compte rendu, et l'historique se parcourt d'un comité à l'autre.
Diagramme de Gantt, dépendances entre tâches, jalons contractuels, et la charge par ressource rapprochée du plan prévisionnel.
Catégorie, probabilité, criticité, stratégie de traitement, charge estimée, et une visibilité choisie : interne au fournisseur, ou partagée avec le client.
Cycle de vie complet : brouillon, planifiée, en cours, soumise en revue client, validée ou rejetée avec motif. Une fois soumis, le compte rendu est immuable ; une correction passe par un nouveau cycle.
Un demandeur, un assigné, une priorité, un rattachement. Trois temps : qualification, réalisation, puis validation par le demandeur ou le client. Journal complet : qui a fait quoi, quand, avec quel motif.
Informations projet, matrice des responsabilités, paramétrage contractuel intégré au pilotage : types de projet, jalons, conditions de paiement, taux journaliers.
Les dérives de charge, de délai et de périmètre sont signalées à mesure qu'elles se forment, pas à la clôture, quand il est encore temps d'agir.
Chaque collaborateur déclare son temps là où il produit. La donnée alimente la charge, la marge et le reporting sans double saisie.
Revue mensuelle pluri-année, agrégats analytiques automatiques, marge calculée à la saisie. L'écart consommé / vendu ne se découvre plus à la facturation.
Liste non exhaustive : météo projet, enquêtes de satisfaction, organigramme, workflow de congés, journal d'audit et bien d'autres complètent chaque module. L'ensemble se découvre à la démonstration.
Le pilotage des engagements ne prend le parti de personne : il protège les deux parties parce qu'elles lisent la même chose, au même moment, sur une donnée qui n'appartient à aucune d'elles.
Il pilote ses équipes, produit, rend compte, et pose les faits datés au fil de la prestation. Lui seul tient l'avancement, les jalons et l'historique.
Il accède aux mêmes faits et voit les dates et les décisions avant qu'elles ne deviennent des reproches. Il valide ou refuse ce qui lui est soumis, comptes rendus, interventions, avenants, et mène les actions qui lui reviennent.
Hébergée chez aucune des deux parties. C'est ce qui rend la trace opposable des deux côtés du lien contractuel.
La plupart des outils exigent d'acheter des licences pour vos clients, ou se contentent d'exporter un PDF à envoyer. Chez pylotik, le client est invité gratuitement : son organisation est hébergée par la vôtre et pourra devenir plus tard une organisation autonome et payante, sans migration ni perte de données.
Votre fournisseur peut faire la même chose vis-à-vis de vous, s'il utilise pylotik. Le même outil orchestre les deux côtés du lien contractuel, sous-traitance comprise. Aucun connecteur, aucune interface technique à maintenir : la donnée fait office de pont.
Les positions de gouvernance côté client ouvrent exactement les droits nécessaires, ni plus ni moins.
Disponible aujourd'hui, à l'adresse m.pylotik.com. Elle ne réplique pas le web : elle cible les gestes fréquents et courts. L'accueil de la semaine, les actions et leur cycle, le temps saisi à la semaine depuis le plan de charge, le rapport hebdomadaire, les congés, la revue d'équipe et les demandes pour les managers, et les interventions, que le client peut valider sur le téléphone de l'intervenant. C'est une application web, sans magasin d'applications, qui s'ajoute à l'écran d'accueil.
Enregistrement automatique : aucun bouton « Enregistrer ». Chaque champ est sauvegardé quand on en sort. Seul l'envoi est un acte explicite.
Des préférences par utilisateur, respectées par toute l'interface, tableaux compris : langue (français, anglais), taille de police, espacement vertical, espacement horizontal et mode clair ou sombre.
Le terrain vit à la semaine, la direction à la loupe du mois. Les deux lisent la même base : personne ne reconstitue rien pour l'autre.
Tout ce qui est saisi alimente automatiquement l'historisation, la revue mensuelle, la vue d'ensemble, l'accès client et le reporting par client. Aucune donnée n'est en double, aucune ne se perd.
Le suivi RH de pylotik ne collecte pas un avis de plus. Il fait tenir côte à côte deux lectures du même périmètre : celle du manager sur son équipe, et celle de l'équipe sur elle-même. C'est leur écart qui porte l'information.
Charge, production, points de vigilance, situation de staffing. Le manager tient l'état de son équipe dans le même mouvement qu'il tient ses projets, sans réunion supplémentaire ni tableur parallèle.
Quelques minutes le vendredi, sur le web ou depuis le mobile : ce qui a avancé, ce qui a coincé, sur quel ton. Le rapport appartient à celui qui l'écrit, et il est lu : par le manager, et par la direction des ressources humaines.
Le détail, du côté de l'équipe : le pilotage des équipes. Les deux flux sont rapprochés sur le même périmètre et la même semaine. Quand le récit du manager et celui de l'équipe divergent, l'écart apparaît pendant qu'il est encore une conversation, pas quand il est devenu une démission. Personne n'est noté, rien n'est scoré : la parole de chacun reste attachée à son auteur, et elle sert d'abord à être entendue.
Beaucoup d'équipes et beaucoup d'entreprises sont jeunes. Elles maîtrisent leur métier, mais n'ont pas encore la maturité de pilotage qui va avec, parce que celle-ci demande des années de rituels tenus. C'est précisément ce que le cycle décrit plus haut installe, sans séminaire et sans cabinet.
La semaine et le mois reviennent, qu'on le veuille ou non. À chaque tour, la même discipline : un état figé, un comité qui se tient, des engagements datés, une marge recalculée. Ce qui était un effort de volonté devient une habitude de maison.
Le chef de projet n'a pas besoin d'avoir lu le référentiel : il ouvre son suivi le lundi et prépare son comité en quelques minutes. La méthode n'est pas enseignée, elle est embarquée dans le geste, et elle survit au départ de celui qui la portait.
Le cadre n'a pas été inventé pour un logiciel : c'est la digitalisation de bonnes pratiques de pilotage, éprouvées dans des organisations évaluées sur des référentiels reconnus, puis appliquées vingt-cinq ans durant pour structurer une jeune organisation, industrialiser celle qui grandit trop vite, ou redresser celle qui décroche. On a gardé ce qui tenait sous pression.
La maturité de pilotage se mesure, et son effet est cumulatif : il se voit de l'extérieur. C'est ce qui sépare, chez le PMI, les organisations qui gaspillent peu de celles qui gaspillent jusqu'à vingt-huit fois plus. Voir l'écart de maturité et ses chiffres.
SOURCE PMI, Pulse of the Profession 2017.
Le produit est en service. Nous ouvrons des démonstrations aux organisations qui livrent des projets à engagement.