Matrice RACI de projet
La matrice RACI attribue quatre rôles à chaque activité d'un projet, et l'exercice est bien documenté. Deux points le sont beaucoup moins, et ce sont eux qui décident si la matrice servira : la règle du seul approbateur, tenue comme une contrainte et non comme un conseil, et le fait qu'une matrice de responsabilités ne s'arrête pas à la porte de votre organisation.
Les quatre lettres, sans ambiguïté.
La confusion la plus fréquente porte sur les deux premières, et elle vient de la traduction.
R, Responsable
Celui qui fait. Il peut y en avoir plusieurs sur une même activité, et c'est normal.
A, Approbateur
Celui qui répond du résultat devant les autres. Il n'y en a qu'un, jamais deux.
C, Consulté
Son avis est requis avant la décision. Le consulter après n'est pas le consulter.
I, Informé
Prévenu après, sans droit de veto. C'est la lettre la plus distribuée, et la moins coûteuse.
Cinq étapes, dans cet ordre.
1. Lister les activités, pas les tâches. Une activité est une chose dont quelqu'un doit répondre : « valider les spécifications », « recetter le lot 2 », « décider d'un report de jalon ». Si la ligne ne peut pas être approuvée, elle n'a rien à faire dans la matrice.
2. Lister les rôles, des deux côtés. Ceux du fournisseur, et ceux du client. C'est l'étape que presque personne ne fait, et elle change tout le reste.
3. Placer les A avant tout le reste. Un seul par ligne. Commencer par là force à trancher tout de suite la question qui compte : qui répond de cette activité.
4. Compléter les R, puis les C, puis les I. Dans cet ordre, parce que chaque lettre coûte de moins en moins cher à attribuer.
5. Relire par ligne et par colonne. Une ligne sans R n'est portée par personne. Une colonne surchargée de A désigne un goulot d'étranglement, et c'est en général la personne qui part en congé au mauvais moment.
Un seul approbateur par activité, et ce n'est pas négociable.
Le web la mentionne. Presque personne ne la tient comme une contrainte, et c'est là que les matrices deviennent décoratives.
Deux approbateurs, c'est aucun
Quand deux personnes répondent d'une même activité, chacune suppose que l'autre a tranché. La décision attend, et personne n'est en tort.
Zéro approbateur, c'est pire
La décision sans propriétaire est la cause la plus banale des projets qui s'enlisent. Elle n'apparaît dans aucun compte rendu, puisque personne ne l'a portée.
C'est pour cette raison que la règle mérite d'être portée par l'outil plutôt que par la discipline. Une matrice tenue dans un tableur accepte deux A sans broncher ; une matrice tenue comme une contrainte de saisie oblige à trancher au moment où la question se pose, c'est-à-dire au bon moment.
Le RACI qui s'arrête à la porte du client.
Toutes les matrices publiées répartissent les rôles à l'intérieur d'une seule organisation. Elles supposent implicitement que le projet se joue chez vous. Or, sur un projet contractualisé, le client porte des A et des R : il valide des spécifications, il recette, il fournit des accès, il arbitre des priorités métier.
La conséquence est immédiate et chacun l'a vécue : le retard du client n'est écrit nulle part. Une recette qui attend trois semaines côté client apparaît dans votre planning comme un glissement, sans que rien n'établisse d'où il vient. Au moment de la facture, la discussion porte alors sur des souvenirs.
Une matrice bilatérale ne rend pas la relation plus dure. Elle la rend symétrique : votre retard est traçable, celui du client aussi, et l'un comme l'autre se constatent au lieu de se plaider. C'est exactement ce que le pilotage des engagements outille.
Une matrice bilatérale type, à reprendre.
Sept activités qui reviennent sur presque tous les projets encadrés, réparties des deux côtés du lien contractuel. À adapter, pas à appliquer telle quelle.
| Activité | Directeur de projet fournisseur | Chef de projet fournisseur | Sponsor client | Référent métier client |
|---|---|---|---|---|
| Rédiger les spécifications | C | R / A | I | C |
| Valider les spécifications | C | R | I | A |
| Produire le lot | A | R | I | I |
| Recetter le lot | I | C | I | A / R |
| Fournir les accès et environnements | I | C | A | R |
| Arbitrer un report de jalon | R | C | A | C |
| Décider d'un avenant | R | I | A | C |
SOURCE Trame issue de la pratique orgatypik, éprouvée sur des projets encadrés en société de services. Les A en gras sont ceux qui incombent au client : ce sont eux qui manquent dans les matrices usuelles.
RASCI, RACI-VS, DACI : une ligne chacune.
RASCI ajoute un S pour « Support » : celui qui aide le responsable sans répondre du résultat. Utile quand une activité mobilise plusieurs équipes.
RACI-VS ajoute un V pour « Vérificateur » et un S pour « Signataire ». Pertinent en environnement normé, lourd ailleurs.
DACI déplace l'accent sur la décision : Driver, Approver, Contributor, Informed. C'est la variante la plus proche de l'esprit du pilotage des engagements, parce qu'elle nomme celui qui pousse la décision.
Le choix compte moins qu'on ne le croit. Une matrice à quatre lettres tenue sérieusement vaut mieux qu'une matrice à six lettres remplie une fois.
Dans pylotik.
La matrice cesse d'être un document d'ouverture de projet pour devenir une propriété de l'outil.
Une matrice par type de projet
Elle est proposée au démarrage, puis ajustée. On ne repart pas d'une feuille blanche à chaque affaire.
Des rôles des deux côtés du contrat
Le client a ses propres rôles, avec ses approbations. Le retard qui lui incombe se voit comme le vôtre.
La règle du seul approbateur, tenue
Elle n'est pas une consigne dans un guide : c'est une contrainte au moment où la responsabilité s'attribue.
Des droits déduits des positions
Les positions de gouvernance ouvrent les accès correspondants. Il n'y a pas de matrice de droits à maintenir à côté de la matrice de responsabilités.
Le cadre d'ensemble est sur la gouvernance de projet. Le tour complet est sur la page produit, et les modes contractuels sur les niveaux d'engagement.
Ce qu'on nous demande sur le RACI.
Qu'est-ce qu'une matrice RACI ?
Un tableau qui attribue, pour chaque activité d'un projet, quatre rôles : Responsable, qui exécute ; Approbateur, qui répond du résultat ; Consulté, dont l'avis est requis avant ; Informé, prévenu après. Une activité n'a jamais qu'un seul approbateur.
Peut-il y avoir deux approbateurs sur une même activité ?
Non. Deux approbateurs équivalent à zéro : chacun suppose que l'autre a tranché, et la décision attend sans que personne soit en tort. Si deux personnes doivent peser, l'une est A et l'autre C.
Comment intégrer le client dans une matrice RACI ?
En lui attribuant ses propres lignes et ses propres lettres, au même titre que vos rôles. Sur un projet contractualisé, il porte des A, notamment sur la validation des spécifications, la recette et la fourniture des environnements.
Quelle différence entre RACI et RASCI ?
Le RASCI ajoute un S pour « Support » : celui qui aide le responsable sans répondre du résultat. C'est utile quand une activité mobilise plusieurs équipes, et superflu sinon.
À quel moment du projet construire le RACI ?
Au démarrage, avant la première production, et en le relisant à chaque changement de phase. Construit après coup, il documente ce qui s'est passé au lieu d'organiser ce qui va se passer.
Que faire quand le retard vient du client ?
Le constater comme le reste, à sa date. Si la matrice attribue au client l'approbation d'une recette, une recette qui attend est un retard attribuable, non une zone grise. C'est la condition pour que la discussion reste factuelle.
Pour aller plus loin.
- La gouvernance de projet : instances, rôles, artefacts.
- Le compte rendu de comité : où les décisions et les actions se consignent.
- Le pilotage des engagements : la définition de la catégorie.
- Le tour du produit : rôles, droits, relevés d'actions.