Suivi des engagements contractuels
Le suivi des engagements contractuels d'un projet devrait être la chose la mieux tenue, puisque c'est elle qui décide de la facture. C'est en général la moins bien tenue de toutes : le contrat est signé, rangé dans un espace de fichiers, et les engagements qu'il porte continuent de courir sans que rien ne les suive au jour le jour.
Ce qu'un contrat de projet engage réellement.
Quatre familles d'engagements, et elles vivent presque toujours dans quatre endroits différents.
Les jalons
Des dates qui engagent, parfois assorties de pénalités. Elles sont dans le contrat, rarement dans l'outil de suivi.
Les livrables
Ce qui est dû, et à quelles conditions il est réputé accepté. La condition d'acceptation est le point le plus souvent laissé flou.
Les conditions de paiement
Ce qui déclenche une facture : un jalon atteint, un livrable accepté, une échéance calendaire.
Les obligations du client
Fournir des accès, valider dans un délai, mettre à disposition un référent. Elles engagent autant, et ne sont suivies nulle part.
Un engagement qu'on ne suit pas est un engagement qu'on découvre.
Le contrat est un document juridique, il est donc rangé avec les documents juridiques. L'avancement est opérationnel, il vit dans l'outil de suivi. La facturation est comptable, elle vit dans l'ERP. Ces trois mondes ne se parlent qu'aux moments de tension.
La conséquence pratique se répète de projet en projet. On atteint un jalon sans le savoir, et on ne facture pas. On rate un jalon sans l'avoir vu venir, et on l'apprend par un courriel du client. On livre quelque chose qui n'était pas dû, parce que la demande faite en réunion n'a jamais été confrontée au périmètre signé.
Et le plus coûteux : le retard qui incombe au client n'est écrit nulle part. Une validation qui attend trois semaines de son côté apparaît dans votre planning comme un glissement, sans que rien n'établisse d'où il vient. Au moment de la discussion, vous n'avez qu'un souvenir à opposer.
Le cas interne, où il n'y a rien à signer.
Une direction des systèmes d'information face à ses métiers ne signe pas de contrat. Elle tient pourtant exactement les mêmes engagements.
Des dates dues sans pénalité
Le métier a construit son plan sur une date annoncée. Qu'aucune clause ne la sanctionne ne la rend pas moins due.
Des obligations réciproques
Le métier doit fournir des règles, valider des maquettes, libérer des personnes pour la recette. Son retard décale le projet autant que le vôtre.
Un arbitrage de priorités permanent
Faute d'engagement écrit, chaque demande nouvelle passe devant, et le portefeuille se réarbitre en continu sans que personne n'en mesure le coût.
Une reddition de comptes réelle
La direction rend compte de ce qu'elle a promis, exactement comme un fournisseur externe, mais sans document pour s'appuyer.
C'est pourquoi nous parlons d'engagements plutôt que de clauses : ce qui compte est ce qui a été promis et perçu comme dû, que cela ait été signé ou non. Les dix modes contractuels sont décrits sur les niveaux d'engagement.
Rapprocher le contrat de l'exécution, pas l'inverse.
La tentation habituelle est de mieux archiver : un espace mieux rangé, une nomenclature, une revue contractuelle trimestrielle. Cela améliore l'accès au document, et ne change rien au problème, parce que le problème n'est pas de retrouver le contrat.
Le problème est que les engagements qu'il porte ne sont pas des lignes vivantes du projet. Un jalon contractuel devrait se voir au même endroit qu'un lot en cours, avec sa date, son état, et ce qui manque pour le tenir. Une obligation du client devrait s'y voir aussi, avec son échéance et son retard éventuel.
C'est très exactement la définition du pilotage des engagements : tenir ce qui a été promis, par qui, à quelle date, et sur quelle preuve datée, des deux côtés du lien.
Dans pylotik.
Quatre points qui font qu'un engagement cesse d'être un document pour devenir une ligne suivie.
Les jalons contractuels dans la grille
Ils vivent avec les lots et les tâches, pas dans un fichier à côté. Un jalon qui approche se voit, et un jalon atteint déclenche ce qu'il doit déclencher.
Le retard du client, daté
Une action est close par son demandeur. Une validation attendue côté client est une ligne avec une échéance, et son dépassement se constate.
Les avenants adossés à un écart
Chaque demande devient une trace datée au moment où elle est formulée. L'avenant part d'un constat, pas d'une discussion de fin de projet.
Une preuve que le client a lue
Les comptes rendus de comité lui sont soumis et validés. L'engagement n'est pas seulement écrit : il est établi des deux côtés.
Ce que le client voit de tout cela est décrit sur le portail client de projet, et le cas du forfait sur le suivi de projet au forfait. Le tour complet est sur la page produit.
Ce qu'on nous demande sur les engagements.
Faut-il importer le contrat dans l'outil ?
Non, et ce n'est pas l'objet. Ce qui entre dans l'outil, ce sont les engagements que le contrat porte : jalons datés, livrables et leurs conditions d'acceptation, obligations réciproques. Le document lui-même reste où il est.
Comment suivre les avenants d'un projet ?
En les rattachant à l'écart qui les justifie. Un avenant qui s'appuie sur une demande tracée à sa date se discute calmement ; le même avenant construit après coup, à partir d'un ressenti de dépassement, devient une négociation.
Qui est responsable d'un retard, le client ou le fournisseur ?
Cela se constate plutôt que cela ne se plaide, à condition que les obligations des deux parties soient suivies avec la même rigueur. C'est la raison d'être de la symétrie : votre retard est traçable, celui du client aussi.
Cela fonctionne-t-il sans contrat, en interne ?
Oui, et c'est un usage courant. Une direction des systèmes d'information face à ses métiers tient des dates dues, sans clause ni pénalité. Le moteur ne fait pas la différence entre un engagement signé et un engagement annoncé.
Quelle valeur a une trace produite par l'outil ?
Nous parlons de preuve datée et de trace opposable des deux côtés, pas de qualification juridique : le cadre applicable est celui de votre contrat. Ce que nous constatons est plus simple. Un document soumis, lu et validé à une date établit ce que les deux parties savaient à ce moment. Voir les conditions générales.
Et si le contrat évolue en cours de projet ?
Les engagements se mettent à jour comme le reste du projet, et l'historique conserve l'état antérieur. C'est ce qui permet de dire non seulement ce qui est dû aujourd'hui, mais ce qui était dû à la date d'un comité passé.
Pour aller plus loin.
- Le pilotage des engagements : la définition de la catégorie, dont cette page est la porte d'entrée.
- Les niveaux d'engagement : les dix modes contractuels, du conseil à l'infogérance.
- Le portail client de projet : ce que le client voit et valide.
- Le tour du produit : jalons, comités, relevés d'actions.