Client Portail client gratuit de suivi de projet
Un portail client de projet devrait être l'endroit où votre client suit l'avancement, valide les comptes rendus et les interventions, et mène ses propres actions, sans payer de licence. Dans les faits, ce qu'on appelle portail client porte le plus souvent des factures, des devis ou des tickets. Le projet, lui, reste dans un PDF envoyé le vendredi. Voici pourquoi, et ce que change un accès qui porte vraiment le projet.
Trois choses qu'on appelle portail client.
Elles existent, elles fonctionnent, et aucune n'a été pensée d'abord pour piloter un projet.
L'extension de CRM ou d'ERP
Le client y consulte ses devis, ses commandes et ses factures. C'est utile, c'est de l'aval commercial et comptable, et cela ne dit rien de l'avancement.
L'extranet de support
Le client y ouvre des demandes et suit leur traitement. Le grain est le ticket, l'unité de temps la journée. Un projet n'est pas une file de tickets.
Le développement sur mesure
Un espace client bâti pour vous, qui porte exactement ce que vous voulez. Il se compte en dizaines de milliers d'euros et en mois de délai, et il faut ensuite le maintenir.
Aucun des trois ne porte le projet.
Ni l'avancement des lots, ni les jalons datés, ni les risques que le client devrait connaître, ni les comptes rendus de comité, ni les actions dont il est lui-même porteur. Ce sont pourtant les seules choses dont on parle en comité.
Alors la solution par défaut s'installe, et elle est la même partout : le PDF envoyé le vendredi. Il a quatre défauts, et ils sont tous structurels. Il est unilatéral, puisque vous l'écrivez seul. Il n'est pas daté au sens utile, puisque rien n'atteste de ce que le client en a fait. Il n'engage personne, puisqu'un silence n'est pas un accord. Et personne ne sait s'il a été lu.
La plupart des portails existants viennent du commerce ou du support : le projet n'est pas leur sujet premier.
Votre client est dans l'outil, pas devant.
Tant que vous fabriquez un document à propos du client, votre suivi reste unilatéral, quelle que soit sa qualité. Il devient un instrument de pilotage le jour où il devient l'endroit où vous travaillez tous les deux, sur la même donnée, au même moment.
L'asymétrie, elle, ne bouge pas : le fournisseur produit, s'engage et pilote ; le client suit, valide, et refuse s'il y a lieu, motif à l'appui. La visibilité est commune, la responsabilité reste entière. C'est ce que nous appelons le pilotage des engagements.
Ce qu'il voit, ce qu'il ne verra jamais.
La question arrive toujours en deuxième, et c'est la bonne. Voici la ligne, telle qu'elle est posée dans le produit.
Ce qui est partagé
Les projets, les lots et les tâches avec leurs jalons datés, les risques rendus visibles au client, la météo mensuelle, les commandes et éléments financiers qui le concernent, les réunions et comités, les actions.
Ce qui ne l'est jamais
Les données internes du fournisseur : ressource humaine, management d'équipe, charge et production, marges, jalons privés, reporting interne. Elles restent invisibles du client.
Dans pylotik.
Ce que le client fait, et pas seulement ce qu'il consulte.
Il valide les comptes rendus
Chaque compte rendu de comité lui est soumis. Il valide, ou il rejette avec un motif. Une fois validé, le document se fige.
Il porte ses propres actions
Une action qui lui incombe apparaît chez lui, avec son échéance. Son retard devient aussi traçable que le vôtre.
Il valide les interventions
Une intervention réalisée chez lui ou à distance lui est soumise : il en signe la réception sur le téléphone de l'intervenant, depuis son accès client, ou par une signature physique, ou il la refuse avec un motif. Plus de bon papier à courir. Voir la gestion des interventions.
Il confirme la météo et les avenants
La satisfaction se mesure en cours de projet, pas à la fin : la météo du mois, avec ses faits marquants, se confirme en comité. Un avenant lui est soumis aussi, qu'il confirme ou refuse.
Il demande des corrections
Un compte rendu qu'il juge inexact, il ne le réécrit pas : il demande une correction, et sa demande reste tracée à côté du document.
Il ne touche pas à votre production
Le fournisseur reste seul à piloter. Le client ne modifie ni l'avancement, ni les jalons, ni l'historique, et ne crée pas d'action chez vous : il suit, valide, refuse et mène les actions qui lui reviennent.
La même mécanique fonctionne dans l'autre sens du lien contractuel : ce que vous ouvrez à votre client, votre sous-traitant vous l'ouvre. Et un client interne en est un : une direction des systèmes d'information face à ses métiers tient les mêmes engagements, sans contrat formel. Voir les niveaux d'engagement et le tour du produit.
Ce qu'on nous demande sur l'accès client.
Mon client peut-il modifier les données ?
Il ne modifie pas vos données de production : ni l'avancement, ni les jalons, ni l'historique. Il agit là où le flux le prévoit : il valide ou refuse un compte rendu et demande des corrections, il signe ou refuse une intervention, il confirme ou refuse un avenant, il mène les actions qui lui sont assignées.
Mon client voit-il mes marges ?
Jamais. Marges, coûts, charge, management, ressource humaine, jalons privés et reporting interne restent invisibles. La frontière n'est pas un réglage à maintenir : elle est portée par la donnée elle-même.
Faut-il acheter des accès pour mes clients ?
Non, l'accès client est gratuit sur tous les paliers, mobile compris. Le facturer reviendrait à empêcher ce que le produit promet : que les deux parties lisent la même chose. Seuls vos propres utilisateurs ont un siège. Voir les tarifs.
Combien de temps pour ouvrir un accès client ?
Le temps d'ajouter l'organisation cliente et d'y inviter des personnes. Il n'y a ni développement, ni paramétrage de droits, ni connecteur : les accès se déduisent des projets qui relient les deux organisations.
Et si mon client ne se connecte jamais ?
Les comptes rendus lui sont soumis à une date, et cette soumission est tracée. Sans réponse dans le délai convenu entre les parties, le compte rendu passe à l'état validé dans pylotik, avec la mention qu'aucun retour n'est venu : c'est un état du produit, pas une acceptation juridique, mais la trace datée de ce qui lui a été présenté existe, ce qu'un courriel dans une boîte ne permet pas d'établir.
Peut-on l'utiliser avec un client interne ?
Oui. Une direction des systèmes d'information face à ses métiers est une relation client-fournisseur interne : mêmes engagements, mêmes dates dues, même besoin de preuve, sans contrat formel. Le moteur ne fait pas la différence.
Pour aller plus loin.
- Le comparatif des logiciels projet avec portail client : ce que voit le client, et ce que coûte son accès.
- Le pilotage des engagements : la définition de la catégorie, et l'asymétrie qui la fonde.
- Le comité de pilotage : là où la validation du client prend son sens.
- Le tour du produit : ce que chaque rôle voit, côté fournisseur et côté client.
- La gestion des interventions : la validation du client, sans papier.
- Les tarifs : deux sièges par palier, accès client gratuit.