RIDA : relevé d'informations, décisions et actions de projet
Le RIDA d'un projet, ou relevé d'informations, de décisions et d'actions, est le tableau qui survit à ses réunions. Sa structure est simple et bien connue. Ce qui l'est moins, c'est le détail qui décide de son utilité : dans presque tous les relevés en circulation, c'est la personne assignée qui coche sa propre ligne, et le demandeur n'a jamais rien à dire.
Relevé d'informations, décisions et actions, n. m.
La distinction des trois natures n'est pas un raffinement de forme. Une information n'appelle aucun suivi, une décision doit pouvoir être retrouvée telle qu'elle a été prise, une action doit être close. Les mélanger dans une seule liste produit un document qu'on relit sans savoir ce qu'il attend de nous.
Le sigle vient des organisations qui ont formalisé leurs instances, et il circule surtout dans l'industrie et les grands programmes. Ailleurs, on parle simplement de relevé d'actions, de suivi d'actions ou de tableau de décisions. Le nom importe peu ; ce qui importe est qu'un seul tableau traverse les réunions plutôt que dix listes qui naissent et meurent avec chaque séance.
C'est d'ailleurs le premier symptôme d'un dispositif qui ne tient pas : quand chaque réunion produit sa propre liste, plus personne ne sait laquelle fait foi, et l'on recommence à chaque fois par reconstituer ce qui reste ouvert.
Sept colonnes, et pas une de plus.
La forme minimale qui rende un relevé exploitable d'une séance à l'autre.
| Colonne | Ce qu'on y met | Pourquoi elle est là |
|---|---|---|
| Nature | Information, décision ou action. | Dire ce que la ligne attend du lecteur. |
| Date | Celle de la séance où la ligne est née. | Établir depuis quand la chose est connue. |
| Objet | Une phrase, sans jargon, compréhensible six mois plus tard. | Éviter les lignes que personne ne sait plus interpréter. |
| Porteur | Une personne nommée, jamais une équipe. | Une action portée par tous n'est portée par personne. |
| Demandeur | Celui qui a demandé l'action, client compris. | C'est lui qui pourra la considérer comme faite. |
| Échéance | Une date, pas un mois ni un « dès que possible ». | Sans date, la ligne ne peut ni être en retard, ni être close. |
| État | Ouverte, en cours, close, abandonnée avec motif. | Distinguer ce qui est fait de ce qu'on a renoncé à faire. |
SOURCE Trame issue de la pratique orgatypik, éprouvée sur des projets encadrés en société de services. Elle se reprend telle quelle.
Les actions mortes, et comment elles meurent.
Dix à vingt actions sont énoncées oralement par comité. Trois semaines plus tard, personne ne sait qui portait quoi.
Elle n'a jamais été écrite
Elle a été dite en séance, chacun a hoché la tête, et le compte rendu a retenu autre chose. Elle n'existe que dans la mémoire de deux personnes.
Elle n'a pas de porteur nommé
« L'équipe technique regardera. » Personne ne se sent visé, et personne n'est en tort quand rien n'arrive.
Elle n'a pas d'échéance
Elle reste ouverte indéfiniment sans jamais être en retard. Elle finit par disparaître par lassitude plutôt que par décision.
Elle est close par celui qui devait la faire
Il coche sa ligne parce qu'il a fait quelque chose. Le demandeur découvre trois mois plus tard que ce n'était pas ce qu'il attendait.
C'est le demandeur qui clôt, jamais l'assigné seul.
Dans la totalité des relevés que nous avons croisés, la clôture appartient à celui qui exécute. C'est logique du point de vue de l'outil, et faux du point de vue de l'engagement : une action est faite quand celui qui l'a demandée le reconnaît, pas quand celui qui l'a menée l'estime terminée.
Inverser ce point produit deux effets. Le déclaratif unilatéral disparaît, puisqu'une ligne close l'a été par quelqu'un d'autre que son porteur. Et surtout, le retard d'une action qui incombe au client devient aussi traçable que le vôtre : s'il est demandeur, il clôt ; s'il est porteur, son retard se voit.
La gouvernance de projet décrit les instances et leurs artefacts. Le pilotage des engagements décrit ce que ces artefacts tiennent : ce qui a été promis, par qui, à quelle date, et sur quelle preuve datée. L'une est le cadre, l'autre est la matière. C'est ce que nous appelons le pilotage des engagements.
Relevé d'actions et compte rendu ne font pas le même travail.
Le compte rendu est un instantané : il décrit une séance, il est daté, il est soumis à validation, et il se fige. Il répond à la question « qu'a-t-on dit et décidé ce jour-là ».
Le relevé d'actions est un flux : il traverse les séances, il s'enrichit et se vide, il n'est jamais figé. Il répond à « qu'est-ce qui reste ouvert aujourd'hui ».
Les deux sont nécessaires et ils se nourrissent l'un l'autre : les actions décidées en séance entrent dans le relevé, et l'état du relevé ouvre la séance suivante. Le compte rendu est traité sur sa propre page, et l'attribution des responsabilités sur la matrice RACI.
Dans pylotik.
Le relevé n'est pas un document à part : c'est une propriété du projet, alimentée par les séances.
La clôture appartient au demandeur
Une action ne se ferme pas par celui qui l'a menée. C'est la règle structurante, et elle est tenue par l'outil, pas par la discipline.
Le client est un porteur comme un autre
Une action qui lui incombe apparaît chez lui, avec son échéance. Son retard se date au même titre que le vôtre.
Les actions se relèvent séance tenante
Elles naissent pendant la réunion, dans l'outil où elle se tient. Il n'y a rien à ressaisir après.
Rien ne se réécrit
L'abandon d'une action est un état motivé, pas une suppression. On peut dire ce qui a été renoncé, et quand.
Le cadre d'ensemble est sur la gouvernance de projet. Le tour complet est sur la page produit, et les modes contractuels sur les niveaux d'engagement.
Ce qu'on nous demande sur le relevé d'actions.
Que veut dire RIDA ?
Relevé d'informations, de décisions et d'actions. Le sigle est courant dans les organisations qui l'ont adopté et opaque partout ailleurs : mieux vaut le gloser à sa première occurrence, puis parler de relevé d'actions.
Quelle différence entre un RIDA et un compte rendu ?
Le compte rendu décrit une séance et se fige ; le relevé traverse les séances et reste vivant. Le premier dit ce qui a été décidé un jour donné, le second ce qui reste ouvert aujourd'hui.
Qui doit clore une action ?
Le demandeur, jamais l'assigné seul. C'est le point qui distingue un relevé qui tient d'un relevé déclaratif : sans cela, une action est close quand son porteur estime avoir fait quelque chose, ce qui n'est pas la même chose que d'avoir répondu à la demande.
Combien d'actions ouvertes est-ce raisonnable ?
Il n'y a pas de seuil, mais un signal : si le relevé s'allonge d'une séance à l'autre sans jamais se vider, ce ne sont plus des actions, ce sont des souhaits. Mieux vaut en abandonner explicitement quelques-unes que de les laisser vieillir.
Faut-il un relevé pour chaque réunion ?
Un seul relevé par projet, alimenté par toutes les réunions. Un relevé par séance recrée exactement le problème qu'il devait résoudre : dix listes que personne ne consolide.
Comment suivre une action portée par le client ?
Comme les autres, avec un porteur nommé et une échéance, et en la rendant visible chez lui. C'est la condition pour que son retard soit un fait daté plutôt qu'un reproche.
Pour aller plus loin.
- La gouvernance de projet : instances, rôles et artefacts.
- La matrice RACI : qui répond de quoi, des deux côtés.
- Le compte rendu de comité : l'artefact figé, et qui le valide.
- Le pilotage des engagements : la définition de la catégorie.