Logiciel de gestion de projet pour DSI
Une direction des systèmes d'information livre à des clients qui ne signent rien. Il n'y a ni commande, ni pénalité, ni recours : seulement des dates annoncées sur lesquelles un métier a construit son propre plan. Un logiciel de gestion de projet pour DSI doit donc tenir des engagements que rien ne rend opposables, et pourtant tout aussi dus.
Ce qui casse dans une direction interne.
Quatre situations propres au métier, et l'absence de contrat les aggrave toutes.
La date annoncée devient une promesse
Le métier a lancé sa campagne, formé ses équipes, prévenu ses propres clients. La date n'était pas contractuelle, elle était structurante.
Le métier ne tient pas ses obligations
Règles de gestion, jeux de test, disponibilité pour la recette. Son retard décale tout, et il n'est écrit nulle part.
L'arbitrage permanent
Chaque demande urgente passe devant. Le portefeuille se réarbitre en continu, sans que personne ne mesure ce que le décalage coûte aux autres projets.
Les prestataires multiples
Trois fournisseurs sur un même programme, chacun avec son reporting et son format. La consolidation est refaite à la main chaque mois.
Pourquoi les outils du marché ne suffisent pas ici.
Une direction des systèmes d'information est en général très bien équipée pour l'exécution : ticketing pour le flux technique, outils de tâches pour les équipes, parfois un outil de portefeuille pour la direction. Ces trois couches regardent toutes vers l'intérieur.
Il y a de surcroît une asymétrie que l'externe ne connaît pas : un fournisseur peut refuser une demande hors périmètre en invoquant son contrat. Une direction interne n'a pas ce recours. Elle absorbe, elle réarbitre, et l'accumulation de ces arbitrages devient invisible, jusqu'au jour où la direction générale s'étonne du retard d'un programme que trois urgences successives ont décalé.
Ce qui manque est du même ordre que chez un fournisseur externe, à ceci près qu'aucun contrat ne vient y suppléer : un endroit où le métier lit la même chose que vous, où ses propres obligations sont datées, et où ce qui a été promis reste établi quand l'arbitrage budgétaire arrive.
Un client interne est un client. Le moteur ne fait pas la différence entre un engagement signé et un engagement annoncé, et c'est ce que nous appelons le pilotage des engagements.
Dans pylotik.
Trois points qui répondent aux situations ci-dessus.
Le métier a son accès, gratuitement
Il lit l'avancement, valide les comptes rendus, suit ses propres actions. Aucun budget à débloquer pour lui ouvrir la porte. Voir le portail client de projet.
Ses obligations sont datées
Une validation attendue, un jeu de test à fournir : une ligne avec une échéance et un porteur côté métier. Voir le suivi des engagements.
Le portefeuille s'arbitre sur des faits
Ce qu'un décalage coûte aux autres projets se lit, au lieu de se subir. C'est ce qui rend l'arbitrage discutable devant la direction générale.
Un point de vocabulaire, puisqu'il n'y a pas de contrat : nous parlons d'engagements, de dates dues et de ce qui a été promis, jamais de clauses ni de pénalités. Le tour complet est sur la page produit, et les modes d'engagement sur les niveaux d'engagement.
Ce qu'on nous demande en direction interne.
Cela fonctionne-t-il sans contrat ?
Oui, et c'est un usage à part entière. Ce qui compte n'est pas la clause mais la date annoncée et perçue comme due. Le dispositif est le même : des jalons, des obligations réciproques, des comptes rendus validés.
Remplacez-vous notre ticketing ?
Non. Le flux technique reste chez Jira, Redmine ou GitHub Issues. Nous portons les engagements pris envers les métiers, ce qu'un ticketing projet ne fait pas.
Comment suivre plusieurs prestataires sur un programme ?
Chacun entre dans le dispositif comme fournisseur, vous comme client. Vous lisez la même chose qu'eux, et leur retard se date au lieu d'arriver par courriel en fin de mois.
Comment rendre compte à la direction générale ?
Depuis le portefeuille, avec l'écart de chaque projet et ce qui l'explique. L'arbitrage porte alors sur des faits datés plutôt que sur la conviction de celui qui présente.