Logiciel de pilotage d'activité pour une entreprise de projets
Chercher un logiciel de pilotage d'activité, c'est en général chercher à cesser de réconcilier six tableaux de bord pour savoir où en est l'entreprise. Le besoin est réel. Mais dans une société qui livre des projets, l'activité n'est pas une somme d'indicateurs : c'est un portefeuille d'engagements en cours, et il se pilote autrement qu'une activité récurrente.
À qui cette page ne s'adresse pas.
La suite suppose donc une structure dont l'activité est faite de projets encadrés : société de services, cabinet, bureau d'études, agence, ou une direction interne qui livre à ses métiers.
Ce que fait un outil de pilotage d'activité.
Il agrège, il compare, il restitue. Sur une activité récurrente, cela suffit à décider.
Il rassemble des sources
Comptabilité, facturation, temps, relation client. Le mérite est réel : ces données ne se parlaient pas.
Il compare à une référence
Budget, période précédente, objectif. C'est ce qui transforme un chiffre en information.
Il restitue par niveau
Direction, entité, responsable. Chacun voit son périmètre, avec la maille qui lui convient.
La limite tient au matériau, pas à l'outil : toutes ces sources décrivent ce qui a déjà eu lieu. Une activité récurrente s'en accommode, parce que le mois prochain ressemble au précédent. Un portefeuille de projets, non.
Six tableaux de bord, et aucun qui dise où on va.
Ce n'est pas un problème de restitution. C'est que chaque source arrive avec son propre retard, et qu'aucune ne porte l'engagement.
Chaque source a son décalage
Le temps est saisi à la semaine, validé au mois, facturé le mois suivant. Consolider trois retards ne produit pas une vue à jour.
La réconciliation est manuelle
Elle se fait à la fréquence à laquelle quelqu'un a le temps de la faire, et elle disparaît quand cette personne s'absente.
Aucune source ne porte le vendu
La comptabilité connaît le facturé, la gestion des temps le consommé. Ce qui a été promis n'est nulle part, donc l'écart n'est pas calculable.
La météo dépend de qui la donne
Un projet est vert parce que son chef de projet l'a déclaré vert. Sans donnée sous-jacente, la couleur est une opinion.
Voir se faire, plutôt que voir fait.
Un tableau de bord agrège ce qui a déjà eu lieu. Le pilotage d'activité d'une société de projets exige l'inverse : voir se faire, pendant que c'est encore corrigeable.
Le déplacement n'est pas une affaire de fréquence de rafraîchissement. Il tient à la source : tant que la vue de direction se construit en agrégeant des systèmes d'aval, elle héritera de leur retard. Elle change de nature quand elle se construit depuis la donnée du terrain, celle que les équipes tiennent au jour le jour parce qu'elle leur sert.
Piloter l'activité d'une société de projets, c'est alors piloter des engagements : ce qui a été promis, par qui, à quelle date, et ce qui reste à faire pour le tenir. C'est ce que nous appelons le pilotage des engagements.
Dans pylotik.
Quatre vues qui composent le pilotage d'activité, toutes construites sur la même donnée que celle des équipes.
Le portefeuille
Tous les projets encadrés, avec leur avancement, leurs jalons à venir et leur écart. Pas une liste : un état.
La météo mensuelle
Adossée à la donnée du projet et confirmée par le client. Une couleur qui ne dépend plus de celui qui la déclare.
Le financier consolidé
Budget engagé, consommé, reste à faire, projection de marge, projet par projet et pour l'ensemble. Voir le contrôle de gestion projet.
La charge des équipes
Ce qui est engagé face à ce qui est disponible, sur les semaines à venir. C'est la vue qui dit si le portefeuille est tenable.
La revue de compte trimestrielle s'appuie sur ces mêmes éléments, projet par projet et client par client. Le tour complet est sur la page produit, et les modes contractuels sur les niveaux d'engagement.
Ce qu'on nous demande sur le pilotage d'activité.
Quels indicateurs pour piloter une société de services ?
Quatre suffisent pour décider : l'écart entre consommé et vendu par projet, le reste à faire, la charge des équipes face à leur capacité, et les jalons à venir. Les autres décrivent, ceux-là engagent une action.
Cela remplace-t-il un outil de restitution décisionnelle ?
Non, et ce n'est pas le même objet. Un outil de restitution consolide des sources hétérogènes pour la direction. pylotik tient la donnée de projet à la source, et la vue de direction en découle sans réconciliation.
Faut-il équiper toute l'entreprise ?
Non. On équipe les équipes qui portent des engagements datés. Une part de régie ou d'exploitation continue peut rester sur ses outils, et la facture suit le périmètre équipé.
Comment obtenir une météo fiable par projet ?
En l'adossant à des faits plutôt qu'à un ressenti : écart financier, jalons tenus ou décalés, actions en retard, charge de l'équipe. Et en la faisant confirmer par le client, ce qui la rend contradictoire au lieu de déclarative.
Et pour une direction interne ?
Le fonctionnement est identique. Une direction des systèmes d'information pilote un portefeuille d'engagements envers ses métiers, avec des dates dues et une reddition de comptes, sans contrat formel.
À quelle fréquence regarder le portefeuille ?
Il est disponible en permanence. Le rythme utile est celui des instances : la revue interne mensuelle pour arbitrer, la revue de compte trimestrielle pour la relation.
Pour aller plus loin.
- Le logiciel de pilotage de projet : l'échelon du projet, sous celui du portefeuille.
- Le contrôle de gestion projet : la revue mensuelle et l'analyse des écarts.
- Le pilotage des engagements : la définition de la catégorie.
- Le tour du produit : portefeuille, financier, charge, comités.