Des décisions dispersées
Un arbitrage rendu en comité de pilotage se retrouve dans un compte rendu, puis dans un courriel, puis dans une note. Six mois plus tard, on ne sait plus qui a décidé quoi, ni à quelle date.
Par métier Logiciel de gestion de projet pour le secteur public
Un logiciel de gestion de projet pour le secteur public sert une direction de projet prise entre deux exigences : rendre compte aux directions métier, aux services et aux élus, et tenir les prestataires retenus par marché public. Collectivités, établissements publics et administrations y suivent leurs comités, leurs décisions, leurs jalons et la charge de leurs agents. pylotik réunit ces engagements sur une même donnée, conçue et hébergée en France.
Le constat
Ce qui rend un projet public difficile à suivre.
Les compétences existent. Ce qui fait défaut, c'est une trace commune entre ceux qui commandent, ceux qui réalisent et ceux qui décident.
Des prestataires suivis à distance
Le titulaire du marché envoie ses rapports à son rythme, dans son format. La direction de projet consolide plusieurs prestataires à la main, et découvre un retard au moment où il devient visible pour les élus.
Des agents engagés sur plusieurs chantiers
Les mêmes agents portent les projets et le service courant. Sans plan de charge, le calendrier promis à la direction métier ne tient pas compte de leurs autres missions.
Le suivi finit alors reconstruit dans un tableur et une présentation avant chaque comité. Ces documents peuvent servir à présenter ; ils ne devraient pas être le système de référence.
Concrètement
Ce que pylotik apporte aux directions de projet publiques.
Les outils métier des services restent en place. Le pilotage, les comités et les décisions reposent sur une donnée de référence.
Une gouvernance de projet tracée
Ordre du jour, compte rendu, décisions, actions et risques, partagés ou internes. Le compte rendu est soumis au client, qui le valide, le refuse avec un motif ou demande une correction.
Les directions métier comme clients
Un projet mené pour une direction, un service ou une instance d'élus a un client interne, des jalons et des comités. Voir le pilotage des projets internes.
Les prestataires dans le même cadre
Vous êtes client du prestataire : son projet se lie au vôtre, et vous suivez ce qui vous concerne sans attendre son rapport. Voir le pilotage multi-projets et multi-acteurs.
Le contrat et ses échéances
Au forfait, un échéancier sur jalons ; au temps passé, un échéancier mensuel. Commandé, facturé, payé et reste dû se lisent par projet. Voir le suivi financier de projet.
La charge des agents
Plan de charge, temps à la semaine, rapport hebdomadaire, revues et congés. Personne n'est noté, rien n'est scoré. Voir le management des équipes.
La maintenance des services livrés
Un système ou un service mis en exploitation se suit par un contrat de maintenance, avec sa période, son volume et son comité. Voir la gestion des contrats de maintenance.
Quand l'organisation publique est elle-même prestataire d'une autre entité, cette organisation cliente externe accède gratuitement à ce qui la concerne par le portail client. Une équipe cliente interne occupe un siège selon son rôle. Ce principe, une donnée de référence lue par chacun selon ses droits, est celui du pilotage des engagements. Le tour complet est sur la page produit.
Les limites
Ce que pylotik ne fait pas pour une administration.
Hors périmètre
Pas de gestion de la passation des marchés publics, ni des procédures, ni des pièces de consultation. Pas de comptabilité publique, pas d'engagement budgétaire, pas d'émission de facture : pylotik se connecte à l'ERP ou au système financier, par un connecteur réalisé selon vos besoins, pour lui envoyer les ordres de facturation. Pas de gestion du courrier ni des délibérations. Pas d'API publique et pas de SSO. L'hébergement est français, mais il n'a pas de qualification de cloud de confiance délivrée par l'ANSSI.
Les questions d'hébergement et de souveraineté sont détaillées sur la page du logiciel de gestion de projet français. Pour suivre plusieurs titulaires sur un même programme, le comparatif des outils de projet multi-fournisseurs donne des repères, et la page des comparatifs situe les autres familles d'outils. Les prix sont publics sur la page tarifs.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande dans le secteur public.
Comment piloter les prestataires d'un marché public ?
Chaque prestataire mène son projet, lié au vôtre avec le module Projet étendu du palier Business. Vous suivez ses jalons et ses comités en tant que client ; les dépendances sont surveillées, sans recalcul automatique des dates.
Où sont hébergées les données ?
En France. pylotik est conçu et hébergé en France par orgatypik SAS, éditeur établi à Toulouse. L'hébergement n'a pas de qualification de cloud de confiance délivrée par l'ANSSI.
Peut-on suivre un programme de transformation qui regroupe plusieurs projets ?
Oui. La vue portefeuille rassemble les projets, leurs jalons, leur charge et leurs comités. Les projets d'un même programme peuvent être liés entre eux, sur un niveau.
Les élus ou les directions métier ont-ils un accès ?
Oui, en tant que client interne du projet. Une équipe cliente interne à l'organisation occupe un siège selon son rôle ; l'accès gratuit est réservé aux organisations clientes externes.
Gérez-vous la passation des marchés ?
Non. La consultation, l'analyse des offres et l'attribution restent dans vos outils. pylotik intervient une fois le prestataire retenu, pour piloter l'exécution.
La suite
Pour aller plus loin.
- Le pilotage des projets internes : quand le client est une direction ou un service.
- Un logiciel de gestion de projet français : conception, hébergement et éditeur.
- Le comparatif multi-fournisseurs : suivre plusieurs titulaires sur un même programme.
- Le tour du produit : projets, contrats, équipes et finances dans le même outil.