Suivi des temps par projet
Le suivi des temps par projet commence là où la saisie s'arrête. Collecter est un geste, exploiter en est un autre, et c'est le second qui décide si l'effort demandé aux équipes sert à quelque chose. Trois choses doivent se produire après la saisie : elle doit être validée, elle doit se répercuter sur la charge, et elle doit rejoindre ce qui a été vendu.
Du déclaré à la marge, en quatre temps.
Chaque maillon manquant transforme la saisie en obligation administrative sans retour.
1. Le déclaré
Ce que chacun a saisi, par quart de journée et par lot. C'est une déclaration, pas encore une donnée.
2. Le validé
Le manager approuve, corrige ou renvoie. C'est ce passage qui autorise à calculer quoi que ce soit.
3. Le consommé
Le validé, valorisé et rattaché au lot qu'il sert. Il devient comparable à ce qui avait été prévu.
4. L'écart
Consommé face à vendu, et charge face à capacité. Les deux seules lectures qui appellent une décision.
Le geste de saisie lui-même est traité sur le logiciel de saisie des temps. Cette page traite ce qui vient après.
Le maillon qui casse est presque toujours le même.
La saisie existe, la validation aussi, et le total part vers la facturation ou la paie. Puis la chaîne s'arrête. Le consommé n'est jamais confronté au vendu, parce que le vendu vit dans un autre système, ou dans un contrat rangé ailleurs.
Le symptôme se reconnaît à une phrase entendue en revue mensuelle : « on a beaucoup consommé sur ce projet ». Beaucoup par rapport à quoi ? Sans référence, le total est une quantité, pas une information. Il permet de facturer, il ne permet pas de décider.
Le second maillon qui casse est la répercussion sur la charge. Le consommé des semaines passées est la meilleure source pour estimer la capacité réelle des semaines à venir, et il est presque toujours ignoré : la capacité continue d'être posée en hypothèse, comme au premier jour. C'est le sujet de le plan de charge de projet.
Un temps consommé n'a de sens que face à un temps vendu.
C'est la seule phrase à retenir. Un suivi des temps qui totalise sans comparer produit un chiffre exact et inutile ; un suivi qui compare produit un écart, c'est-à-dire une décision possible.
Pour que la comparaison existe, il faut que le vendu soit dans le même endroit que le consommé, et rattaché aux mêmes lots. Ce n'est pas une question d'intégration technique entre deux outils : c'est une question de modèle. Tant que l'engagement vit dans un document et la production dans un système, le rapprochement restera manuel et mensuel.
Tenir les deux au même endroit, c'est ce que nous appelons le pilotage des engagements.
Dans pylotik.
Quatre lectures, toutes construites sur la même saisie et sans ressaisie.
La validation par le manager
Elle transforme la déclaration en donnée, et c'est le moment où un écart de saisie se corrige tant qu'il est frais.
L'écart vendu sur consommé, par lot
Pas seulement à l'échelle du projet : c'est la maille du lot qui dit où la dérive se produit.
La répercussion sur la capacité
Le consommé passé alimente la capacité réelle des semaines à venir, au lieu de laisser une hypothèse vieillir.
La lecture par personne
Qui est en surcharge, et depuis combien de semaines. C'est ce que la lecture par projet masque toujours.
Le prolongement financier est traité sur le suivi financier de projet. Le tour complet est sur la page produit, et l'ordre de grandeur de ce qui se perd sur la valeur perdue.
Ce qu'on nous demande sur le suivi des temps.
Comment mesurer l'écart entre temps vendu et temps consommé ?
En rattachant les deux aux mêmes lots. Comparer un total projet à un budget global masque les compensations : un lot très en dépassement peut être caché par un autre en avance, et le projet paraît sain jusqu'à ce que le premier arrive en fin de course.
Faut-il valider les temps de son équipe ?
Oui, et pas seulement pour la conformité. La validation est le seul moment où quelqu'un regarde la saisie avec un œil de manager : une répartition étrange y saute aux yeux, alors qu'elle serait invisible dans un total mensuel.
Que faire quand le consommé dépasse déjà le vendu ?
D'abord vérifier le reste à faire, qui est la vraie question : un dépassement avec un reste à faire nul est un enseignement pour le prochain devis, un dépassement avec la moitié du travail devant est une alerte immédiate.
Le client voit-il les temps consommés ?
Non. Le consommé, la charge et les marges sont des données internes du fournisseur. Le client voit l'avancement, les jalons et les risques qui le concernent.
Peut-on suivre les temps sans les facturer ?
Oui, et c'est même le cas général au forfait : le temps ne se facture pas, il sert à savoir si l'engagement tient. C'est la différence de fond avec un suivi de régie.
Quelle maille d'analyse retenir ?
Le lot pour comprendre où se produit la dérive, la personne pour repérer une surcharge, le projet pour décider. Les trois viennent de la même saisie, il n'y a pas de découpage supplémentaire à demander aux équipes.
Pour aller plus loin.
- La saisie des temps : le geste, en amont de cette page.
- Le plan de charge : ce que le consommé permet de projeter.
- Le suivi financier : budget, consommé, reste à faire.
- Le pilotage des engagements : la définition de la catégorie.