Logiciel de saisie des temps par projet
Un logiciel de saisie des temps par projet a deux vies. Dans la première, il collecte des heures et personne ne sait vraiment à quoi elles servent. Dans la seconde, chaque quart de journée saisi déplace une marge, une charge et un reste à faire. La différence ne tient pas à l'outil de saisie : elle tient à ce que la donnée alimente en aval.
À qui cette page ne s'adresse pas.
Le reste de cette page suppose donc un projet encadré, où la question n'est pas « combien d'heures ont été faites » mais « ces heures nous rapprochent-elles ou nous éloignent-elles de ce qui a été promis ». Les modes d'engagement sont décrits sur les niveaux d'engagement.
Ce que fait un logiciel de saisie des temps.
Trois choses, et il les fait bien. C'est la quatrième qui manque presque toujours.
Il collecte
Une feuille de temps par personne, par jour ou par semaine, ventilée par projet ou par client.
Il fait valider
Le manager approuve, ce qui transforme une déclaration en donnée exploitable, notamment pour la paie et la facturation.
Il totalise
Par personne, par projet, par période. C'est ce total qui part vers la facturation ou vers la comptabilité analytique.
Ce qu'il ne fait pas, c'est répondre à la seule question qui décide de la marge d'un forfait : ce total nous situe-t-il en avance ou en retard sur ce qui a été vendu, et depuis quand ?
Pourquoi la saisie des temps échoue si souvent.
Pour une raison prosaïque et rarement dite : elle coûte plus à celui qui saisit qu'elle ne lui rapporte.
Elle se fait ailleurs qu'où l'on travaille
Un outil séparé, un onglet de plus, un mot de passe oublié. La saisie devient une corvée administrative détachée de la production.
Elle se fait trop tard
Le vendredi soir, ou le 3 du mois suivant, on reconstitue de mémoire. La donnée obtenue est une approximation présentée comme un chiffre.
Elle demande une précision inutile
Découper une journée en tranches de quinze minutes ne rend personne plus précis : cela rend seulement la saisie plus longue, donc plus tardive.
Elle ne revient jamais à celui qui l'a faite
La personne qui saisit ne voit pas ce que sa saisie a changé. Elle alimente un système dont elle ne reçoit rien en retour.
Collecter des heures, ou savoir si le forfait tient.
La question n'est pas de collecter des heures : c'est de savoir ce que la charge consommée fait à un engagement daté. Un outil de temps donne un total. Il ne dit pas si le forfait tient, parce qu'il ignore ce qui avait été vendu.
Le déplacement tient en une phrase : la saisie cesse d'être une déclaration administrative le jour où elle est le geste qui met à jour l'écart entre le consommé et le vendu. Elle a alors une conséquence visible, immédiatement, et pour tout le monde. C'est ce que nous appelons le pilotage des engagements.
Trois façons d'outiller le temps.
Elles ne visent pas le même aval, et c'est l'aval qui décide de la valeur de la saisie.
| Famille | Ce qu'elle fait | Ce que la saisie alimente | Ce qu'elle ne porte pas |
|---|---|---|---|
| Outil de temps dédié | Collecte, validation, export. | La paie et la facturation en régie. | Aucun lien avec ce qui a été vendu sur un forfait. |
| PSA | Consolide le temps dans une vue de rentabilité interne. | La marge du fournisseur, par projet et par client. | Répond à « suis-je rentable ? », pas à « mon client et moi parlons-nous du même projet ? ». |
 |
Rattache chaque saisie au lot et au jalon qu'elle sert. | La charge, l'écart consommé sur vendu, et le reste à faire. | Ni paie, ni facturation : il s'interface avec ces outils au lieu de les remplacer. |
Dans pylotik.
Quatre partis pris, tous destinés à réduire le coût du geste pour celui qui saisit.
Au quart de journée
La maille est celle à laquelle une personne se souvient honnêtement de sa journée. Plus fin, on obtient une précision inventée.
Aucun bouton « Enregistrer »
Chaque champ est sauvegardé à la sortie du champ. Seul l'envoi est un acte explicite : on ne perd rien, et on n'a rien à penser.
Web et mobile, là où l'on produit
La saisie se fait dans l'outil où le projet vit, pas dans un système séparé qu'il faut ouvrir exprès.
Une conséquence immédiate
La saisie met à jour la charge, l'écart consommé sur vendu et le reste à faire. Ce qui est saisi sert, et cela se voit.
La suite de la chaîne est traitée sur le plan de charge de projet. Le tour complet est sur la page produit.
Ce qu'on nous demande sur la saisie.
Pourquoi le quart de journée plutôt que l'heure ?
Parce que c'est la maille à laquelle une personne se souvient honnêtement de sa journée. Découper plus fin ne produit pas plus de précision : cela produit une reconstitution, faite plus tard et moins fiable.
Faut-il saisir tous les jours ?
C'est préférable, et c'est surtout beaucoup plus facile quand la saisie se fait là où l'on travaille et sans bouton à cliquer. Une saisie hebdomadaire reste exploitable ; une saisie mensuelle est une reconstitution.
Le manager valide-t-il les temps ?
Oui. La validation transforme une déclaration en donnée sur laquelle on peut calculer une charge et une marge. C'est aussi le moment où un écart de saisie se corrige, tant qu'il est frais.
Cela remplace-t-il notre outil de paie ?
Non. Ni la paie, ni la facturation, ni l'ERP. pylotik porte le lien entre le temps consommé et l'engagement daté ; l'aval financier reste chez vos outils, avec lesquels l'interfaçage est annoncé sur la feuille de route.
Et si l'équipe ne saisit pas ?
C'est le vrai risque, et il ne se règle pas par des relances. Il se règle en rendant le geste court, situé là où l'on produit, et surtout utile à celui qui le fait : une saisie qui déplace visiblement l'état du projet se tient mieux qu'une saisie qui disparaît dans un export.
Peut-on saisir sur plusieurs projets dans la même journée ?
Oui, par quarts de journée répartis entre les lots ou les projets concernés. C'est le cas le plus courant dès qu'une personne intervient sur deux affaires.
Pour aller plus loin.
- Le plan de charge de projet : ce que la saisie permet de projeter.
- Le suivi de projet au forfait : l'écart consommé sur vendu.
- Le pilotage des engagements : la définition de la catégorie.
- Le tour du produit : saisie, charge, financier, comités.