Logiciel de gestion de projet pour agence
En agence, un forfait se perd rarement d'un coup. Il se perd par petites demandes que personne ne refuse, par un troisième aller-retour que personne n'avait prévu, et par des retouches qui semblent trop mineures pour justifier une discussion. Un logiciel de gestion de projet pour agence doit donc compter ce que la relation, elle, ne compte pas.
Ce qui casse en agence.
Quatre situations propres au métier, et elles ont un point commun : chacune est trop petite pour qu'on la traite.
Le troisième aller-retour
Deux tours de validation étaient prévus. Le troisième, puis le quatrième, ne sont refusés par personne : ils sont produits, et ils ne sont pas facturés.
La demande faite en réunion
« Ce serait bien d'ajouter… » Personne ne l'écrit, tout le monde s'en souvient différemment, et elle est livrée.
Le valideur qui change
Le directeur marketing arbitre au premier tour, la direction générale au troisième, avec un avis différent. Le travail refait n'était pas au devis.
La sous-traitance créative
Un motion designer, un photographe, un développeur externe. Leur retard décale la livraison sans que rien ne le rende visible au client, qui l'attribue naturellement à l'agence.
Pourquoi les outils du marché ne suffisent pas ici.
Les outils de tâches et les outils de revue créative font très bien leur travail : organiser la production, commenter une maquette, tracer une version. Beaucoup d'agences en sont d'ailleurs très bien équipées.
Il faut ajouter une particularité du métier : en agence, la relation prime souvent sur le contrat, et refuser une petite demande coûte plus cher, sur le moment, que de la produire. Ce calcul est rationnel au coup par coup, et ruineux additionné sur six mois. La question n'est donc pas d'apprendre à dire non, mais de rendre visible ce que le oui coûte, au moment où il est donné.
Ce qu'ils ne font pas, c'est rattacher un commentaire à un périmètre vendu. Une annotation sur une maquette est traitée comme une correction ; elle peut pourtant être une demande nouvelle, et rien ne distingue les deux. À la fin du projet, le nombre de retouches est connu, leur coût jamais.
Le déplacement consiste à faire de chaque demande une trace datée au moment où elle est formulée, confrontée à ce qui a été vendu. C'est ce que nous appelons le pilotage des engagements.
Dans pylotik.
Trois points qui répondent aux situations ci-dessus.
Les tours de validation sont comptés
Le nombre prévu est un engagement comme un autre. Le tour supplémentaire se voit, et il se discute avant d'être produit.
Chaque demande laisse une trace datée
Y compris celles formulées en réunion. L'avenant part ensuite d'un constat plutôt que d'un désaccord de mémoire.
Le valideur est nommé
Une activité n'a qu'un seul approbateur, y compris côté client. Voir la matrice RACI.
La validation formelle des comptes rendus est traitée sur la validation des comptes rendus, et l'écart entre consommé et vendu sur le suivi de projet au forfait. Le tour complet est sur la page produit, les modes contractuels sur les niveaux d'engagement.
Ce qu'on nous demande en agence.
Remplacez-vous notre outil de revue créative ?
Non. L'annotation d'une maquette, le versionnage d'un visuel et la revue graphique restent chez vos outils. Nous portons ce qu'ils ne portent pas : le lien entre une demande et le périmètre vendu.
Comment facturer un aller-retour supplémentaire sans braquer le client ?
En le signalant avant de le produire, sur la base d'un nombre de tours convenu. La conversation est facile quand elle porte sur un engagement écrit, et pénible quand elle arrive à la facture.
Et les demandes faites en réunion ?
Elles deviennent des lignes datées, avec un demandeur nommé. Ce n'est pas de la bureaucratie, et cela ne demande pas de formaliser chaque échange : c'est ce qui permet de dire, trois mois plus tard, ce qui avait été demandé, par qui, et si cela entrait dans le devis.
Comment suivre nos prestataires externes ?
Dans le même dispositif, en sens inverse : vous êtes leur client. Leur retard devient une ligne datée au lieu d'être absorbé par votre planning, et l'accès leur est ouvert gratuitement comme il l'est à vos propres clients.